PROJE YÖNETİMİ

Proje yönetimi, belirli bir projenin hedef ve amaçlarına ulaşıp bitirilmesi için kaynakların planlanması, organize edilmesi, tedarik edilmesi ve yönetilmesi disiplinidir.
Projeler belirli özgün hedef ve amaçlara ulaşmak, faydalı bir değişim getirmek ya da değer katmak için kullanılır. Projelerin esneklik payı ile birlikte belirli başlangıç ve bitiş tarihi vardır. Projelerin geçici olması; onları kalıcı, sürekli tekrarlanan, üretim ve servis amaçlı her zamanki işletme operasyonlarından farklı yapar. Pratikte, bu iki tür sistemin yönetimi oldukça farklıdır ve farklı teknik beceriler gerektirmektedir.
Proje yönetiminde gösterilen temel çaba, proje hedef ve amaçlarına ulaşmaya çalışırken önceden belirlenmiş proje şartlarınında dışına çıkmamaktadır. Tipik proje şartları kapsam, zaman ve bütçedir.
Proje aktivitelerini yönetmek için pek çok farklı yaklaşım vardır. Fakat hangi metodoloji kullanılmış olursa olsun, genel olarak projenin hedefleri, zaman çizelgesi ve maliyetine dikkatli bir şekilde özen gösterilmeli, projenin katılımcılarının rol ve sorumlulukları da kesinlikle gözden kaçırılmamalıdır.

Geleneksel bir aşamalı yaklaşımda bir projenin tamamlanması için bitirilmesi gereken adımlar dizisi vardır. Bu tür gelenek yaklaşımda projenin geliştirilmesi için 5 bileşen sayılabilir.
• Proje başlatma aşaması,
• Proje planlama ve tasarım aşaması,
• Proje yürütme ve inşa aşaması,
• Proje gözetleme ve denetleme aşaması,
• Projenin bitimi.
Bütün projeler bu aşamalardan geçmezler, bazı projeler bitirilmeden iptal edilebilir. Bazı projeler bu tür yapılandırılmış planlama ve gözetleme aşamalarından da geçmeyebilirler. Başka projelerde planlama, yürütme ve gözetleme aşamalarından defalarca geçebilirler. Pek çok endüstri bu proje aşamalarının varyasyonlarını kullanmaktadır. Örneğin, geleneksel inşaat projelerinde, projeler tipik olarak planlama, konsept tasarımı, şematik tasarım, tasarım geliştirme, inşaat çizimleri ve inşaat yönetimi aşamalarından geçmektedir.

Genellikle proje yönetimi beş aşama içerir. Bu aşamalar genel olarak:
• Başlatma,
• Planlama,
• Yürütme,
• İzleme ve Kontrol,
• Kapatma.
Bazı projelere bu gruplara projenin devam etmesi ya da kapatılması konusunun tartışılacağı karar noktaları eklenebilir.

Başlatma
Başlatma prosesi, projenin doğasını ve kapsamını belirler. Eğer bu aşama düzgün bir şekilde gerçekleştirilemediyse, projenin organizasyonun ihtiyaçlarını karşılama ihtimali düşük olacaktır. Başlatma aşamasında iş çevresini iyi anlamak ve gerekli kontrolleri projeye eklemek çok önemli. Bu aşamada proje tasarımında herhangi bir eksiklik hemen belirlenmeli ve düzeltilmelidir.
Başlatma aşaması aşağıdaki alanları kapsayan bir plan içermelidir:
• Organizasyonun ihtiyaç ve gereksinimlerini ölçülebilir hedeflere göre analiz etmek,
• Mevcut operasyonları gözden geçirmek,
• Bütçe dahil fayda ve maliyetlerin finansal analizi,
• Kullanıcılar ve destek elemanları dahil hissedar analizi,
• Maliyet, görevler, ürünler ve zaman çizelgesi dahil bir proje sözleşmesi.

Planlama
Başlatma aşamasından sonra, proje uygun bir ayrıntı seviyesine kadar planlanır. Asıl amaç proje için gerekli maliyet ve kaynakları tahmin etmek etkili bir biçimde proje uygulamasındaki riskleri yönetmektir. Planlama aşamasında hatalar da başlatma aşaması gibi projenin başarısında büyük engellere neden olacaktır.
Planlama aşaması genel olarak şunları içerir:
• Planlamanın nasıl yapılacağını belirlemek,
• Kapsam bildirisini geliştirmek,
• Planlama ekibini seçmek,
• Oluşacak ürünleri tanımlamak ve iş ayrışım yapısını oluşturmak,
• Aktiviteler için kaynak gereksinimlerini tahmin etmek,
• Aktiviteler için gerekli zaman ve maliyeti tahmin etmek,
• Zaman çizelgesini hazırlamak,
• Bütçeyi hazırlamak,
• Risk planlaması,
• İşin başlatılması için resmi onay almak.

Bunlara ek olarak iletişim planlaması, rol ve sorumlulukların belirlenmesi, proje için satın alınacakların belirlenmesi ve bir başlama toplantısı yapılması da tavsiye edilebilir.

Yürütme
Uygulama aşaması, proje yönetim planında belirlenmiş olan proje gereksinimlerini karşılama amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşama, insanları ve kaynakları eşgüdümleme, aynı zamanda aktivitelerinin proje yönetim planına uygun şekle getirme çabalarını içerir. Ürünler proje yönetim planına göre gerçekleştirilmiş proseslerin çıktıları olarak oluşurlar.
İzleme ve Kontrol Gözetim ve denetim aşaması, proje uygulanmasında sorunların zamanında fark edilmesi ve düzeltici eylemlerin zamanında alınmasını ve uygulamayı kontrol etmek amaçlı proseslerden oluşur. Bu aşamanın önemli bir faydası, proje performansının izlenmesi ve ölçülmesi sayesinde proje yönetim planından uygulamada farklılıkların fark edilmesidir.

Gözetim ve denetim aşaması şu prosesleri içerir:
• Proje aktivitelerinin ne ölçüde tamamlandığı ölçmek,
• Maliyet, kapsam gibi proje değişkenlerini izleyip proje yönetim planı ile karşılaştırmak,
• Sorun ve risklere yönelik düzeltici eylemleri belirlemek,
• Kazanılmış Değer Analizi ile projenin zaman ve bütçe açısından gidişatını izlemek, projenin tamamlanma zamanı ve bütçesi konusunda tahminleme yapmak mümkündür.

Kapatma
Kapatma projenin resmi olarak bitirilmesini içerir. İdari aktiviteler dosyaların arşivlenmesi ve öğrenilen derslerin belgelendirilmesini içerir.
Bu aşama şu prosesleri içerir:
• Bütün proses gruplarındaki bütün aktivitelerin bitirilmesi.
• Bütün sözleşmelerin kapatılması.